Outils de GESTION

Réservation de vos espaces de travail

Rendez facile la gestion de vos bureaux et de vos salles de réunion

SOLUTIONS intégrées

Compatibilité avec votre écosystème

Qu'est-ce qu'un outil de gestion d'espaces collaboratifs ?

Désormais la flexibilité au travail et dans les bureaux est de mise. Les bureaux sont de plus en plus non-nominatifs (flex-office), avec des open space privilégiés pour la cohésion d’entreprise. Les salles de réunion sont très prisées avec le télé-travail, car lorsque les salariés viennent au bureau, ils veulent profiter pour faire leurs meetings avec les clients, partenaires et bien entendu collègues.

Disposer d’un outil de réservation de salle visuel permet donc d’avoir en temps réel, un visuel simple devant les salles de réunion : occupée, libre et voir le planning de la journée, pour pouvoir réserver cet espace plus tard. Cela permet aussi de gérer les aspects de check-in et de check-out, pour être certain que vous n’aurez pas de réunions fantôme, à savoir une salle de réunion réservée et qui n’est finalement pas occupée.

Les avantages clés

Fournir la bonne information aux employés et leur permettre de réserver une salle directement sur place
Rendre au passé les conflits sur les réservations de vos espaces de travail (salle de réunion, espace de brainstorming, digital workspace, … etc)
Intégration totale avec vos outils de réservation habituels (Microsoft, Google, … ou autre). Pas de double manipulation pour les utilisateurs
Cliquez sur l’écran tactile ou utilisez une carte RFID et vous pourrez réserver nominativement la salle
Consultez visuellement le planning de réservation de salle de la journée et adaptez votre réservation en fonction des créneaux disponibles

Une intégration facilité avec Microsoft® Teams et Zoom

Aujourd’hui, les deux principaux acteurs du marché de la communication unifiée, Zoom et Microsoft® Teams, proposent leurs applications de réservation d’espaces de travail. Nous allons plus loin en créant des ressources liées au flex-office désormais. Nous pouvons réserver tant des salles de réunion que des bureaux, nous pouvons gérer le nettoyage des salles (très utilisé depuis le COVID-19) ou encore mettre en place des capteurs de présence pour éviter les réunions « fantôme » et libérer la ressource lorsque plus personne n’est présent. Pour finir, il est également possible d’adjoindre des capteurs sensoriels pour mesurer la température de salle, le taux de CO2 (pour renouveler l’air ambiant) et nous pouvons aussi comptabiliser automatiquement le nombre de personnes dans la salle : si une salle est prévue pour 8 personnes par exemple et que 10 personnes sont présentes, un message est envoyé à l’organisateur pour l’avertir.

Vous pouvez également adosser des ressources additionnelles à vos réservations : matériel audiovisuel, vidéoprojecteur, visio Zoom, Teams ou Lifesize, écran interactif, … Mais cela permet aussi de rajouter des services complémentaires pour ces réunions : petit-déjeuner, accès wifi invités,; bouteilles d’eau, … etc.

La réservation et une utilisation plus intelligentes des salles de réunion est au coeur des besoins des entreprises au quotidien. Depuis un simple écran tactile (tablette) positionné à l’entrée de la salle, vous affichez les réunions à venir, réservez des salles durant les heures disponibles de la journée et gérer les personnes qui ne sont pas bienvenues (les personnes qui ne veulent pas réserver mais qui viennent « squatter » votre espace de travail). La solution de réservation de salles permet également la gestion des réunions ad-hoc.

Et pour maximiser l’utilisation des salles de travail, réservez instantanément sans avoir à passer par le système de calendrier sur votre ordinateur de bureau, directement sur l’écran tactile.

La capacité « check-in » des solutions de réservation de salle encourage la ponctualité et évite que les espaces de réunion restent inoccupés. En activant le « check-in » à la salle, l’affichage de programmation débloquera la réservation de la salle si l’utilisateur ne s’enregistre pas sur la tablette. C’est la fin des réunions fantômes (shadows meeting).

Différentes technologies adaptées à votre demande

Les solutions que nous préconisons viennent s’intégrer dans différents environnements technologiques, que ce soit en termes d’outils de gestion et de calendrier existants ou de solutions de communications vidéo qui peuvent être adossées. Et tout dépend également des fonctionnalités attendues. Nous proposons les solutions GoBright, Yealink et Neat qui permettront de s’adapter à chaque environnement de travail et de flex-office.